Контроль за виконанням планів.
План лекції:
- Система контролю за виконанням планів
- Методи аналізу виконання планів
- Прогнозування залишкових витрат
Ключові слова: контроль за виконанням планів, метод відхилень, скорегований бюджет, прогнозні витрати, оцінка ходу виконання плану
Система контролю за виконанням планів.
Контроль за виконанням планів – це процес перевірки виконання плану і застосування заходів для ліквідації відхилень.
Контроль ставить перед собою дві основні мети:
- мотивація праці. В процесі планування і контролю люди одержують чіткі задачі, які вони повинні виконати в процесі роботи, а так само поточну інформацію про свою роботу, у тому числі порівняно з іншими виконавцями, це сприяє прагненню до досягнення особистої мети в межах виконання плану;
- завершальний аналіз виконання плану дає можливість вивчити причини нев-дач або успіхів з тим, щоб враховувати їх досвід в подальшій діяльності.
Контроль за виконанням плану не менше важливий, ніж саме планування. Планування домінує на початку діяльності, потім починає переважати функція контролю. Проте планування і контроль – це взаємозалежні і взаємопов'язані функції.
Приклад: В господарстві через сприятливі погодні умови був отриманий надплановий урожай пшениці. Ринок перенасичений товаром, відбувається падіння цін. Необхідно шукати нові ринки збуту, або передбачити можливість збереження продукції до нового урожаю. В ході контролю за реалізацією плану було ухвалено рішення переобладнати складські приміщення для збереження продукції
Тобто планування не закінчується з початком реалізації плану. Для контролю є життєво важливим звірятися з планами та переплановувати у разі потреби ресурси або змінювати початкові рішення.
На сьогоднішній день спостерігається тенденція інтеграції функцій планування і контролю. Цю систему називають управлінням витратами, ресурсами і часом. У міру реалізації плану нагромаджується інформація і аналізується хід виконання плану, на підставі яких складаються звіти про виконання плану. Це робиться для того, щоб застосувати відповідні заходи у разі відхилення від плану або появи проблем.
Умовою успішного контролю є:
- Ефективне планування, яке фіксує певні пункти для контролю. Якщо плани часто змінюються їх важко контролювати;
- Ефективна звітність повинна відповідати таким вимогам:
- складатися по структурі і змісту відповідно до плану;
- повинні бути визначений критерії контролю;
- інструментарій контролю повинен бути простим і зрозумілим, виконавці повинні витрачати не більше години на заповнення звітів; звіти повинні мати певну періодичність, яка залежить від тривалості виконання плану, стадії реалізації плану, ступені ризику, рівня звітності;
- звіти обго-ворюються на офіційних зборах, де головна увага приділяється визначенню суті проблеми і вибору відповідальних за її рішення;
- звіти повинні стиму-лювати творче обговорення плану з метою розробки можливих шляхів і дій для їх ліквідації.
- Ефективне підведення проміжних підсумків. З'ясовують, чи відповідає хід виконання плану запланованим показникам, визначаються розміри і наслідки можливих відхилень. Звіти використовуються для прогнозування остаточної суми витрат матеріальних засобів і часу, а так само їх відхилень від плану.
- Ефективні дії означають:
- здатність розрахувати ступінь впливу яких-небудь змін на одному рівні виконання плану на інші елементи виробничої системи і на результат виконання плану в цілому;
- ухвалення корегуючих рішень.
Методи аналізу виконання планів.
Одним з найпростіших методів аналізу виконання плану є аналіз відхилень, який визначається по формулі:
де: ΔП – відхилення показника; П факт. – фактичний рівень показника;П план. – запланований рівень.
Частіше за все розраховуються відхилення: фактичної дати початку (кінця) в порівнянні із запланованою; фактичної тривалості виконання; фактичних витрат; трудомісткості; фактичного відсотка завершення робіт.
Недоліками цього методу є те, що він: аналізує минуле і не націлений на майбутнє; - не може виявити проблему на ранній стадії; - неефективно використовує всі наявні дані; - визначення відсотка має високий ступінь суб'єктивності і ненадійності; - не визначає тренди; - не інтегрує календарне планування і плани витрат, тому змішуються ефекти відхилень в часі і витратах і їх взає-модія; - не структурований і не персоніфікований, щоб сприяти індивідуальній звітності і відповідальності.
Тому зараз широко застосовують метод скорегованого бюджету (earned value), який ґрунтується на визначенні планового, фактичного і скоректованого бюджетів виконання плану. Скоректований бюджет – це планові витрати, які розраховані на фактично виконаний на певну дату об'єм робіт.
Розглянемо це на прикладі.
Після тижня посівних робіт була отримана наступна інформація: по плану за 7 днів робіт рільнича бригада №1 повинна була виконати 80% робіт. Загальна сума виробничих витрат на цей період повинна складати 80 тисяч гривень. Фактично було виконане 70% цієї роботи, витрати при цьому склали 68 тис. грн. Вся сума витрат складає –100 тис. грн., термін виконання – 10 днів.
Скоректований бюджет (Б ск.) складає:
Де: б пл. – плановий бюджет на весь об'єм робіт, грн.; ОРф.- фактично виконаний об'єм робіт %.
Тоді Бск. = (100 000 х 70 %)/100% = 70 тис. грн.
Плановий бюджет на цю дату (б пл.д.) повинен складати:
Де: Орп.- запланований на цю дату об'єм робіт %.
Би пл.д. = (100 000 х 80%)/ 100% = 80 тис. грн.
Фактична сума витрат Бф. = 68 тис. грн.
Оцінимо хід виконання плану щодо бюджету за допомогою коефіцієнта витрат (Кз.):
Кз = 70тис./ 68 тис. = 1,03, тобто бригада заощадила 3 копійки на кожну гривню витрат.
Прогнозований бюджет (Бпргн.) складає:
Якщо ця тенденція зберігатиметься і надалі, то замість 100 тис. грн. витрат буде потрібно: Бпргн. = 100 000/ 1,03 =97087,4 грн.
Оцінка своєчасності виконання проводиться по формулі:
Де: До в. – часовий коефіцієнт виконання плану.
Кв. = 70тис./80тис. =0,875. Знайдений рівень говорить про те, що строки сівби можуть затягнутися. Їх прогнозований (В прогн.) рівень може скласти:
В пргн. = 10 днів/ 0,875 = 11, 4 дні.
3. Прогнозування залишкових витрат
Прогнозування суми залишкових витрат за планом або його складовим в розрізі елементів робочої і витратної структур має важливе значення для керівників підприємства і інвесторів, оскільки вони можуть ухвалити рішення про припинення діяльності або інвестування. Недоліком методу є небезпека суб'єктивного і механістичного підходів.
Метод прогнозування суми залишкових витрат ґрунтується на екстраполяції фактичних даних про хід виконання плану на певну дату. Він може використовуватися для оцінки і прогнозування: 1 окремих витрат по роботах, які тільки починаються; 2 суми витрат по підрозділах, які почали свою роботу; 3 залишкових витрат за проектом в цілому.
Сума прогнозованих витрат визначається підсумовуванням фактичних витрат і залишкових. Це дає можливість не тільки прогнозувати витрати за планом, але і визначати витрати по майбутніх роботах на основі тенденцій роботи, що склалися, в даному виробничому підрозділі.